Estrategias de arquitectura para recopilar y revisar datos de costos

Se aplica a esta recomendación de lista de comprobación de optimización de costos de Azure Well-Architected Framework:

CO:03 Recopilar y revisar los datos de costos. La recopilación de datos debe capturar los costos diarios. En los informes de costos, incluya los costos incurridos (medidos), los costos de prepago (amortizados), las tendencias y las previsiones. Las partes interesadas deben revisar periódicamente los gastos con respecto al modelo de presupuesto y costo. Automatice las alertas para desencadenar notificaciones en umbrales clave y detectar anomalías para indicar desviaciones de las líneas base de tendencia.

Recopile datos de costos para crear una imagen holística del gasto de carga de trabajo. La recopilación de datos cubre todos los indicadores de costos: datos de facturación, patrones de uso y tendencias de gasto.

Los datos de costos revelan el verdadero costo de las decisiones de arquitectura y los impulsores empresariales, como el costo por usuario. Sin él, corre el riesgo de sufrir sobrecostes presupuestarios, no cumplir las líneas base y tener poca visibilidad de la salud financiera de la carga de trabajo.

Definiciones

Término Definición
Costos reales Métrica de costo que muestra las compras tal como aparecen en la factura. Por ejemplo, una reserva de un año comprada por 1,200 USD en enero muestra el costo total de $1,200 en enero y cero en meses posteriores. Si agrupa los costos reales por máquina virtual, una máquina virtual que recibió una ventaja de reserva muestra un costo cero para ese mes.
Costos amortizados Métrica de costos que divide una reserva o una compra del plan de ahorro en el plazo de compromiso. Por ejemplo, la misma reserva de $1,200 muestra un costo proporcional cada mes en función del número de días. Los costos se atribuyen a las máquinas virtuales que recibieron la ventaja. Los costos del plan de reserva o ahorro no utilizados no se atribuyen a ningún recurso o suscripción específicos.
Límite de facturación Ámbito de lo que incluye una factura.
Contracargo Modelo de contabilidad en el que se cobran a los departamentos por su uso de la carga de trabajo y se reciben pagos de ellos.
Descuentos basados en compromisos Tasas reducidas obtenidas al confirmar una cantidad específica de uso o gasto durante un período de tiempo. Algunos ejemplos son las reservas de Azure, los planes de ahorro Azure y las suscripciones de software prepago.
Foco FinOps Open Cost and Usage Specification, un esquema independiente del proveedor para los datos de costo y uso. Azure Cost Management admite exportaciones con formato FOCUS.
Informe de costos Un modelo de contabilidad en el que se muestra a los departamentos el costo de su uso de la carga de trabajo y usted no recibe pagos de ellos.

La recopilación de datos es esencial para identificar oportunidades de ahorro de costos, contabilidad (showback y chargeback) y para un uso eficaz de los recursos. Debe priorizar la recopilación y revisión de los datos de costos de todos los orígenes pertinentes. Debe centralizar los datos recopilados para un análisis simplificado y una revisión periódica, asignar propietarios de recursos y automatizar las alertas siempre que sea posible.

Recopilación de datos de costos

Habilite la recopilación de datos. La recopilación de datos debe incluir todos los orígenes de costos de carga de trabajo, como proceso, almacenamiento, uso de red y cualquier otro servicio o característica que use la carga de trabajo. Los datos deben incluir los costos reales y los costos amortizados. Los costos reales reflejan los cargos facturados, lo que aparece en la factura. Los costos amortizados distribuyen los cargos basados en el compromiso (como reservas y planes de ahorro) uniformemente a lo largo de su período, lo que proporciona una vista de costos diaria normalizada. Los datos de costos reales suelen tener un retraso de ingesta de 24 a 72 horas. La recopilación de ambas vistas le permite conciliar las facturas, al tiempo que comprende el costo efectivo de los recursos confirmados.

Use todos los métodos de colección disponibles. Para recopilar datos de costos, use todas las herramientas y métodos disponibles a su disposición:

  • Use las herramientas nativas de supervisión de costos del proveedor de nube para obtener desgloses detallados de costos, tendencias de uso y sugerencias de optimización.
  • Diseñe vistas personalizadas para necesidades específicas de la carga de trabajo cuando las funcionalidades predeterminadas no capturen todo.
  • Use las API para recuperar los datos de costos mediante programación e integrarlos con los sistemas de administración existentes para los informes automatizados.
  • Obtén datos de todas las fuentes —APIs, entrada manual y sincronizaciones del sistema financiero— para crear una visión general de los costes centralizada y exhaustiva.

Centralice los datos de costos. Establezca una única plataforma principal para recopilar y analizar información de costos en todo el entorno. Para el almacenamiento a largo plazo y análisis más avanzados, configure exportaciones regulares de datos de costos a un repositorio de datos centralizado en una programación diaria o mensual. Almacene los datos en un formato estandarizado y estructurado (como un esquema alineado con FinOps abierto) para garantizar la coherencia y la facilidad de uso en todos los equipos.

Optimice la eficacia del almacenamiento mediante formatos de archivo comprimidos (por ejemplo, formatos de columnas o archivos de texto comprimidos) para reducir los costos de almacenamiento.

Asigne la propiedad de la plataforma de datos de costos centralizada a un equipo dedicado, como una gobernanza en la nube. Como propietario de la carga de trabajo, siga los estándares de la organización para garantizar la coherencia, la responsabilidad y la escalabilidad en la forma en que se administran y usan los datos de costos en toda la organización.

Contrapartida: conservar los datos de costes durante períodos más largos permite el análisis histórico y la identificación de tendencias. Sin embargo, el almacenamiento de datos puede ser costoso. Azure Cost Management conserva los datos de costos durante 13 meses. Para conservar los datos históricos más allá de esa ventana, programe las exportaciones de Cost Management a una cuenta de almacenamiento. Use las directivas de administración del ciclo de vida en la cuenta de almacenamiento para mover los datos más antiguos a las capas de acceso esporádico o de archivo.

Agrupar y clasificar los datos de costos

La agrupación de datos permite obtener una mejor información para administrar los costos de forma eficaz. Desglosar los costos en función de diferentes dimensiones, como departamentos o proyectos, para asignar con precisión los costos a las partes interesadas respectivas. La agrupación de datos promueve la transparencia, la responsabilidad y el reconocimiento de costos.

Agrupe los datos de costos en categorías significativas, como recursos, servicios, entornos, regiones, departamentos, proyectos o equipos. Por ejemplo, comprender el desglose de costos en el nivel de recurso y servicio le ayuda a tomar decisiones fundamentadas sobre la asignación de recursos, el escalado o la retirada. Al agrupar los datos de costos por entorno, como producción, recuperación ante desastres o control de calidad, ayuda a identificar discrepancias de costos y optimizar el uso de recursos en función de las necesidades específicas de cada entorno. Al agrupar los datos de carga de trabajo, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Recopilar datos de uso y componentes. Recopile información detallada sobre el uso y el costo de cada componente de la carga de trabajo. Analice los costos desde distintos ángulos y obtenga información sobre el desglose de costos mediante la captura de estos datos.

  • Vea diferentes dimensiones. Desglosa los gastos diarios por dimensiones técnicas (por ejemplo, tipos de recursos o categorías de servicio), dimensiones de organización de recursos (por ejemplo, departamentos o equipos) y dimensiones del modelo de negocio (por ejemplo, proyectos o centros de costos).

  • Aplicar metadatos. Use metadatos para agrupar datos y generar informes de costos significativos. Los metadatos le permiten identificar áreas de alto costo e implementar medidas de responsabilidad o estrategias de optimización de costos en el nivel de departamento o proyecto. Diseñe un mecanismo para agrupar los costos de una manera que refleje el modelo de negocio principal de la aplicación, como el etiquetado de recursos con identificadores de inquilino en una solución multiinquilino.

Habilitar la herencia de etiquetas en Cost Management para aplicar automáticamente las etiquetas de la suscripción y del grupo de recursos a los recursos secundarios que no las tengan. La herencia de etiquetas ayuda a rellenar huecos sin necesidad de etiquetar cada recurso individualmente. En el caso de los recursos compartidos que no se pueden etiquetar directamente en un único propietario, use reglas de asignación de costos en Cost Management para redistribuir los costos en función de la lógica personalizada.

Generación de informes de costos

Después de recopilar datos de costos, úselo para generar informes de costos. Los informes de costos proporcionan visibilidad sobre los gastos y facilitan el análisis de los patrones de gasto de cargas de trabajo. Identifique las áreas en las que se necesita la optimización de costos y tome decisiones fundamentadas para optimizar el gasto. Los informes de costos permiten asignar costos a diferentes equipos, departamentos o proyectos. Esta asignación permite comprender la distribución de costes y facilita una imputación de costes o un showback precisos.

Abordar escenarios comunes. Al generar informes de costos, solucione los problemas comunes de costos. La recopilación de datos en áreas de preocupación comunes ayuda a garantizar que los conjuntos de datos necesarios (costos, métricas y uso) se interpretan de forma cooperativa. Entre las áreas de preocupación comunes se incluyen:

  • Costos pormenorizados: informe de la cantidad asignada por departamento y el costo por proyecto.

  • Rentabilidad de la inversión: determine qué porcentaje de ingresos entra en funcionamiento del sistema. Si el sistema no aumenta los ingresos, mida otras métricas de ROI.

  • Patrones de gasto: analice los patrones de gasto para identificar tendencias y patrones en los costos a lo largo del tiempo. Use patrones de gasto para tomar decisiones fundamentadas sobre la optimización de costos y la planificación presupuestaria.

Alinee con los estándares contables. Los informes de costos deben adaptarse a sus estándares de contabilidad internos. Los sistemas comunes son el showback y el chargeback. El showback consiste en la visibilidad, y el chargeback en la rendición de cuentas.

  • Showback: Use informes de costes para generar informes de showback. Por ejemplo, el equipo de marketing utilizó 15 000 USD, mientras que el departamento de ingeniería incurrió en costos de 25 000 USD para un gasto combinado de carga de trabajo de 40 000 USD. Showback proporciona a cada departamento un desglose de los costos, lo que permite a cada equipo revisar y optimizar su consumo de recursos.

  • Refacturación: la refacturación tiene una doble vertiente: usted cobra a otros y otros le cobran a usted en función del consumo de recursos y de los servicios prestados. Por ejemplo, la carga de trabajo usa servicios de seguridad centralizados. El equipo de seguridad le facturaba $10.000 por sus servicios. Sin embargo, cobró 7.000 $ al departamento de ventas y 8.000 $ al de marketing, respectivamente, por usar su carga de trabajo. Todas las transacciones de imputación de costes, tanto abonos como cargos, se integran en su repositorio centralizado de datos de costes.

Proporcione informes completos. Los informes de costos deben incluir el costo de los servicios en la nube y los proveedores. El informe debe incluir costos reales, costos amortizados, tendencias, previsiones, créditos y varianza de costos. Consulte la tabla de definiciones para obtener métricas de costos reales y basadas en compromisos. En los sistemas de showback y chargeback, los informes de costos también deben incluir:

  • Tendencias: examine los datos históricos para identificar patrones y cambios en el gasto a lo largo del tiempo. Este análisis le ayuda a comprender cómo fluctúan los costos e identifican los factores subyacentes.

  • Previsiones: prediga el gasto futuro en función de los datos históricos y las tendencias, lo que le permite calcular los costos futuros y planear en consecuencia. Las previsiones se pueden generar mediante diversas técnicas, como algoritmos de aprendizaje automático.

  • Varianza de costos: compare los costos reales en los que se incurre con los costos previstos o presupuestados. La varianza del costo le ayuda a identificar las desviaciones del plan y a comprender los motivos que los subyacen.

Asignar propietarios de recursos

Cada elemento de costo debe tener un individuo responsable directamente (DRI) como propietario del recurso. La asignación de un propietario de recursos a cada elemento de costo garantiza una responsabilidad clara de los costos asociados. Ayuda a identificar quién es responsable de administrar y optimizar el uso y el costo de recursos o servicios específicos. Los propietarios de recursos son importantes para:

  • Asignación de costos: tener asignado un propietario de recursos a cada elemento de costo permite una asignación precisa de costos. Los propietarios de recursos garantizan la atribución de costos a los equipos, departamentos o proyectos adecuados, lo que facilita la transparencia financiera y la gestión presupuestaria.

  • Comunicación: la asignación de propietarios de recursos promueve una comunicación y colaboración eficaces dentro de un equipo de carga de trabajo y una organización. Facilita debates sobre la administración de costos, fomenta el uso compartido de los procedimientos recomendados y permite a los propietarios de recursos trabajar juntos para optimizar los costos colectivamente.

  • Toma de decisiones: los propietarios de recursos desempeñan un papel fundamental en la toma de decisiones relacionada con el aprovisionamiento, el escalado y la optimización de recursos. Tienen las conclusiones y la propiedad necesarias para tomar decisiones fundamentadas que se alinean con los objetivos empresariales y los objetivos de optimización de costos.

Revisión de los datos de costos

Revise periódicamente los gastos con respecto al modelo de presupuesto y costo con las partes interesadas. Las revisiones periódicas ayudan a identificar las tendencias de costos, los valores atípicos y las áreas para la optimización. Es importante implicar a las partes interesadas, como los equipos financieros, los equipos de operaciones y los responsables de la toma de decisiones en estas revisiones para impulsar las iniciativas de optimización de costos. Las revisiones garantizan que los costos están alineados con las expectativas y permiten ajustes si es necesario. Supervise los cambios en los patrones de uso, ajuste las asignaciones de recursos según sea necesario e implemente medidas de ahorro de costos en función del análisis continuo de los datos de costos.

Revisar las opciones de arquitectura

Examine las decisiones arquitectónicas de la carga de trabajo para ver las implicaciones de costos. Al revisar las opciones de diseño de arquitectura, compare el costo total de propiedad (TCO) de los enfoques competidores, no solo el precio unitario. Tenga en cuenta los costes generales de gestión, las licencias, el comportamiento al escalar y si se cumplen los requisitos para optar a descuentos por compromiso. Los servicios administrados (PaaS/SaaS) a menudo reducen los costos de mano de obra operativa, pero pueden tener precios unitarios más altos. IaaS ofrece flexibilidad de precios, pero cambia los costos operativos a su equipo. Use la calculadora de precios de Azure y el modelado de costos de CO:02 para cuantificar los inconvenientes antes de decidir.

Póngase en contacto con el equipo de administración de costos centralizado de su organización al revisar las decisiones de arquitectura principales. Datos comparativos, información sobre optimización de tarifas y estrategias de descuento basadas en compromisos de uso que sirven de base para evaluar las compensaciones de la arquitectura.

Automatización de alertas de costos

La implementación de alertas automatizadas puede desencadenar notificaciones presupuestarias en umbrales clave. Estas alertas se pueden configurar para notificar a las partes interesadas y las URI cuando los costos superan los límites predefinidos o cuando hay desviaciones significativas de los patrones de gasto esperados. Las alertas de presupuesto y las alertas de previsión son dos tipos diferentes de alertas de costos que se usan para automatizar las alertas de costos.

Use alertas de presupuesto. Las alertas de presupuesto permiten establecer un importe presupuestado y definir umbrales para los costos reales. Cuando los costos reales superan los umbrales especificados, se desencadenan alertas presupuestarias. Estas alertas le ayudan a supervisar el gasto y a notificarle cuando se aproxima o supera el presupuesto. Las alertas presupuestarias se basan en los costos reales acumulados. El gasto en cargas de trabajo tiende a variar. Como mínimo, debería configurar alertas para el presupuesto objetivo cuando se alcancen los costes previstos (100 %), el gasto ideal (90 %) y un gasto superior al ideal (110 %).

Use alertas de previsión. Las alertas de previsión proporcionan una notificación avanzada cuando es probable que las tendencias de gasto superen el presupuesto. Estas alertas se generan en función de las predicciones de costos previstos. Cuando el costo previsto supera el umbral establecido, se desencadenan las alertas de previsión. Las alertas de previsión le ayudan a anticipar posibles saturaciones de costos para que pueda tomar medidas proactivas para controlar los gastos. Debería establecer la alerta de previsión en el 110 % del presupuesto objetivo.

Use la detección de anomalías. La detección de anomalías ayuda a identificar patrones inesperados o anómalos en los datos de costos, lo que le permite detectar y abordar rápidamente anomalías de costos. Utilice técnicas de detección de anomalías para identificar desviaciones de las líneas base de tendencia, como picos inesperados o caídas en los costos, y tomar las medidas adecuadas. Debería ajustar la detección de anomalías para detectar fluctuaciones que los límites de control del gasto no pueden evitar o no evitan de forma intermitente.

En función del análisis de anomalías de costos, determine las acciones necesarias para abordar la situación. Los planes de acción pueden implicar la optimización del uso de recursos, el cambio de tamaño de las máquinas virtuales, la implementación de controles de Azure Policy o el ajuste de los presupuestos. Es importante alinear las medidas de control de costos con valores empresariales y obtener las aprobaciones necesarias para los ajustes presupuestarios.

Implemente procesos automatizados para identificar y abordar las variaciones de costos en tiempo real. Entre las opciones se incluyen el escalado automático de recursos, la automatización de apagados o el establecimiento de flujos de trabajo para la investigación y mitigación de anomalías de costos. Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la precisión de las previsiones de costos, el costo frente al presupuesto, el número de anomalías inesperadas y el tiempo para reaccionar a las alertas de previsión. Revise periódicamente las previsiones, realice un seguimiento de la varianza y garantice la alineación con las expectativas presupuestarias.

Riesgo: la automatización de la recopilación y revisión de los datos de costos puede ahorrar tiempo y esfuerzo. Sin embargo, confiar únicamente en la automatización puede pasar por alto ciertas oportunidades de optimización de costos que requieren revisión y análisis manuales. Encontrar el equilibrio adecuado entre la automatización y la revisión manual es fundamental.

Facilitación de Azure

Collecting and grouping cost data: Use Cost Management como herramienta principal para el seguimiento y el análisis de los gastos de Azure. Configure Cost Management export para escribir datos de costos en una cuenta de Azure Data Lake Storage Gen2 según una programación diaria, use la plantilla FOCUS (FinOps Open Cost and Usage Specification) para datos de costos estandarizados y independientes del proveedor. Aplique etiquetas de Azure a los recursos y habilite la herencia de etiquetas en Administración de costes para cubrir las carencias de etiquetado. Use reglas de asignación de costos para redistribuir los costos de recursos compartidos.

Creación de informes y paneles de costes: Use Análisis de costes para explorar de forma interactiva los costes reales y amortizados con vistas integradas para recursos, servicios y dimensiones de etiqueta. Para realizar análisis avanzados, cree un área de trabajo en Microsoft Fabric para FinOps conectando un lakehouse de Fabric a su almacenamiento de exportación de ADLS Gen2 mediante accesos directos y, a continuación, cree paneles de Power BI a partir de los datos de costes ingeridos. Esta canalización (Cost Management exporta → ADLS Gen2 → Fabric Lakehouse → Power BI, se escala a grandes conjuntos de datos y permite informes personalizados basados en FOCUS.

Revisión de datos de costes: configure presupuestos a nivel de suscripción o de grupo de recursos con alertas basadas en umbrales del 90 %, 100 % y 110 % del gasto objetivo. Use la detección de anomalías en Análisis de costos para exponer picos de costos inesperados. Para el acceso programático, use la API de detalles de costos para recuperar datos de costos sin procesar y automatizar procesos.

Revisión de las opciones de diseño de la arquitectura: Use la Calculadora de precios de Azure para modelar los costes de distintos enfoques de diseño. Compare el costo total de propiedad entre las opciones iaaS, PaaS y SaaS, entre las que se incluyen el trabajo operativo, las licencias y la idoneidad del descuento por compromiso. La guía de gobernanza de costos Cloud Adoption Framework complementa las revisiones de nivel de carga de trabajo con directivas organizativas.

Automatización de alertas: Use alertas de presupuesto como grupos de acciones para desencadenar notificaciones, runbooks de Azure Automation o flujos de trabajo de Logic Apps cuando se superen los umbrales. Usa la detección de anomalías del análisis de costes para ver y responder a anomalías de costes.

Optimización de los costos de análisis de registros: para los servicios de alto tráfico que generan volúmenes de registro significativos, implemente la transformación en tiempo de ingesta para procesar y almacenar datos relevantes de forma selectiva. Configure reglas de filtrado para conservar eventos críticos al tiempo que reduce los registros de tráfico rutinarios en entornos de gran volumen.

Lista de comprobación de optimización de costos

Consulte el conjunto completo de recomendaciones.

Lista de comprobación de optimización de costos

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