Concesión de acceso a los contenedores de Páginas de Copilot, Anotaciones de Copilot y Loop

Las áreas de trabajo de Páginas de Copilot, Anotaciones de Copilot y Loop se almacenan en contenedores de SharePoint Embedded. Estos contenedores se incluyen en tres tipos de propiedad:

• Propiedad del usuario: un único contenedor por usuario que contiene sus páginas de Copilot, Anotaciones de Copilot y Loop contenido de Mi área de trabajo.
• Propiedad del inquilino: áreas de trabajo de Loop compartidas creadas por usuarios de la organización.
• Propiedad del grupo: Loop áreas de trabajo asociadas a un grupo de Microsoft 365, como áreas de trabajo de canal de Teams.

Para obtener más información sobre los tipos de contenedor y cómo administrarlos, vea Administrar contenedores de SharePoint Embedded.

Cuando un usuario sale, un contenedor propiedad del usuario sigue el mismo ciclo de vida de eliminación de OneDrive que el resto de Microsoft 365, con un paso de entrega manual a la salida y la opción de reasignar permanentemente el contenedor a un nuevo propietario. Para obtener información general sobre las opciones, consulte Opciones cuando un usuario abandona la organización.

Use este flujo de trabajo cuando necesite agregar propietarios a un contenedor, por ejemplo:

• Salida del usuario: conservar o reasignar un contenedor propiedad del usuario cuando su propietario deje la organización. Consulte Opciones cuando un usuario deja la organización.
• No disponibilidad del propietario: agregue nuevos propietarios para ayudar a administrar un contenedor cuando el propietario actual no está disponible, como durante un permiso extendido.
• Áreas de trabajo sin propietario: asigne propietarios a áreas de trabajo propiedad del inquilino que no tienen propietario después de que todos los propietarios abandonaron la organización.
• Investigación o auditoría de TI: conceda acceso para revisar el contenido con fines de cumplimiento, legales o de seguridad.
• Administración de datos: permitir que una persona designada revise y organice el contenido como parte de un flujo de trabajo de gobernanza.

Opciones cuando un usuario deja la organización

El ciclo de vida de un contenedor propiedad del usuario está vinculado a su propietario principal y sigue el mismo ciclo de vida de eliminación de OneDrive que el resto de Microsoft 365: una vez eliminada la cuenta de usuario, el contenedor permanece activo durante un período de retención configurable, se mueve a la papelera de reciclaje durante un período y, a continuación, se elimina permanentemente. Un único control rige tanto OneDrive como los contenedores propiedad del usuario, por lo que el período de retención configurado aplica la misma duración a ambos y los administradores pueden recuperar un contenedor eliminado durante el período de papelera de reciclaje.

La única diferencia de OneDrive es la entrega a la salida. OneDrive delega automáticamente el acceso al administrador del usuario y los envía por correo electrónico. Un contenedor propiedad del usuario no tiene ninguna delegación o notificación automática, por lo que el administrador de TI completa ese paso manualmente. Todo después de la entrega (retención, papelera de reciclaje y eliminación) es idéntico a OneDrive.

Tiene dos maneras de controlar el contenedor de un usuario que sale:

• Conservar el contenido (funciona como OneDrive). Agregue un custodio como propietario y, a continuación, notifíquelo con el vínculo de contenedor para que pueda copiar lo que debe conservarse antes de eliminar el contenedor. Esto refleja el offboarding de OneDrive, con la concesión de acceso y la notificación realizadas manualmente en lugar de automáticamente. En el resto de este artículo se describe esta opción en detalle, empezando por Buscar el contenedor.
• Reasignar el contenedor a un nuevo propietario (no disponible para OneDrive). Transfiera permanentemente todo el contenedor a un usuario diferente con la funcionalidad de transferencia del propietario de la entidad de seguridad de SharePoint Embedded en PowerShell, que solo se admite para contenedores propiedad del usuario. El nuevo usuario se convierte en el propietario principal, que restablece la programación de eliminación a su cuenta y quita el contenedor de la programación del propietario anterior. Notifíqueles con el vínculo de contenedor como se describe en Notificación al nuevo propietario.

Para ver una comparación en paralelo, vea Cómo se compara este flujo de trabajo con la eliminación de OneDrive.

Requisitos previos

• Rol de administrador de SharePoint Embedded
• Acceso al Centro de administración de SharePoint

Buscar el contenedor

1. Go to the Centro de administración de SharePoint.

2. Seleccione Contenedores contenedores>activos.

3. Filtrar por nombre de aplicación: Loop. Opcionalmente, filtre por tipo de propiedad (usuario, inquilino o grupo) para restringir los resultados.

   Nota:

   Todos los contenedores del área de trabajo de Páginas de Copilot, Anotaciones de Copilot y Loop aparecen en Nombre de la aplicación: Loop, porque comparten la misma identidad de aplicación de SharePoint Embedded. No hay páginas de Copilot ni filtro de Anotaciones de Copilot independientes.

4. Busque el contenedor por nombre o filtro por propietario de entidad de seguridad. El contenedor propiedad del usuario podría denominarse "Pages" o "My workspace" (Mi área de trabajo) en función de si el usuario visitó primero la aplicación Microsoft 365 Copilot o la aplicación Loop. Para obtener más información, consulte nombre del contenedor.

5. Seleccione el contenedor.

Agregar un custodio como propietario

1. En el panel de detalles del contenedor, en la pestaña Pertenencia , seleccione Agregar propietario.
2. Busque la persona que desea agregar (normalmente, el administrador del usuario, un revisor designado o un miembro del equipo).
3. Confirme la asignación.

Agregar un propietario concede acceso a todo el contenido del contenedor, pero no cambia el propietario de la entidad de seguridad: el usuario al que pertenece el contenedor. Cuando se elimina la cuenta del propietario de la entidad de seguridad, el contenedor está programado para su eliminación. Puede revocar el acceso en cualquier momento quitando los propietarios adicionales. Para reasignar de forma permanente el contenedor a un usuario diferente en lugar de conservar y copiar contenido, use la transferencia del propietario de la entidad de seguridad (consulte Opciones cuando un usuario deje la organización).

Copia de la dirección URL de redireccionamiento del contenedor

1. En el panel de detalles del contenedor, en la pestaña General , busque el campo Dirección URL de redireccionamiento de contenedor .
2. Copie la dirección URL completa (seleccione todo el texto y presione Ctrl+C o use el menú contextual).

La dirección URL de redireccionamiento de contenedor es un vínculo en el que se puede hacer clic que abre el contenedor en la aplicación Loop para cualquier usuario que tenga acceso. Envíe esta dirección URL al nuevo propietario para que pueda acceder al contenido.

Notificar al nuevo propietario

Envíe al nuevo propietario un mensaje con la dirección URL de redireccionamiento del contenedor. Elija la plantilla adecuada en función del escenario.

Acceso general (contenedores propiedad del inquilino o propiedad del grupo): use esta plantilla al conceder acceso a un área de trabajo de Loop compartida:

Subject: You have access to a Loop workspace

You've been added as an owner of the [Workspace Name] Loop
workspace. Open the workspace using this link:

[Container Redirect URL]

Salida del usuario (contenedores propiedad del usuario): use esta plantilla cuando un usuario deje la organización y su contenedor esté programado para su eliminación:

Subject: Action required: Review and save content from [User]

You've been added as an owner of [User]'s personal container,
which holds their Copilot Pages, Copilot Notebooks, and Loop
My workspace content. This container will be deleted after the
retention period that follows the user's account removal from
the organization.

Review and copy any content that needs to be retained before
then:

[Container Redirect URL]

Copy any required content to a new Copilot Notebook or Loop
workspace. Content that isn't copied will be permanently
deleted.

Conservar las páginas de Copilot y el contenido Loop

Cuando el nuevo propietario abre la dirección URL de redireccionamiento del contenedor, aparece una entrada Asignada en la barra de navegación Loop de la izquierda. Al seleccionarla, se muestra una lista del área de trabajo Mi usuario y cualquier Anotaciones de Copilot en el panel central.

Para conservar las páginas de Copilot o Loop:

1. En el panel central, seleccione Páginas o Mi área de trabajo. La lista navega en su lugar para mostrar el contenido de Mi área de trabajo.

2. Seleccione la página que desea conservar. La página se representa en el panel derecho.

3. Haga clic con el botón derecho en la página de la lista y seleccione Copiar en el área de trabajo.

   

4. Elija un destino (otra Loop área de trabajo).

Para volver a la lista Mi área de trabajo y Anotaciones de Copilot, use la navegación atrás o elija la entrada Asignada en la barra de navegación Loop.

Conservación del contenido del cuaderno de Copilot

En la lista Contenido asignado , seleccione un cuaderno de Copilot. El cuaderno se abre en una nueva pestaña del explorador en la aplicación Microsoft 365 Copilot.

Anotaciones de Copilot contienen varios tipos de contenido. Antes de empezar, revise el cuaderno para identificar lo que debe conservarse:

Los archivos a los que se hace referencia (elementos con una superposición de hipervínculo en la sección Referencias) se almacenan en su ubicación original y no se eliminan cuando se elimina el contenedor. Solo se pierde la colección organizada de vínculos del cuaderno.

Volver a crear un cuaderno de Copilot

No hay ningún flujo de trabajo masivo para transferir un cuaderno de Copilot a un nuevo propietario. Para volver a crear un cuaderno, el nuevo propietario trabaja manualmente a través del contenido. Un diseño de ventana en paralelo con el cuaderno original y el nuevo visible pueden facilitar el seguimiento de este proceso.

1. Cree un nuevo cuaderno de Copilot.
2. Comparta el nuevo cuaderno con las mismas personas. Abra el cuadro de diálogo de uso compartido del cuaderno original para ver quién tiene acceso y, a continuación, agregue cada persona al nuevo cuaderno.
3. Agregue referencias desde el cuaderno original. Abra cada referencia para cargarla en una nueva pestaña, copie la dirección URL de la barra de direcciones del explorador y agréguela como referencia en el nuevo cuaderno. Repita la operación para cada referencia.
4. Conservar las páginas de Copilot y el contenido de información general. Abra cada página del cuaderno original y seleccione Conservar y agregue el contenido conservado al nuevo cuaderno.
5. Vuelva a crear instrucciones personalizadas. Copie el texto de las instrucciones originales y péguelo en las instrucciones personalizadas del nuevo cuaderno.

Comparación de este flujo de trabajo con la eliminación de OneDrive

Este flujo de trabajo sigue el mismo ciclo de vida de retención y eliminación de OneDrive , con dos diferencias: la entrega de acceso a la salida es manual en lugar de automática y se puede reasignar permanentemente el contenedor (que OneDrive no admite).

Para ver el proceso de eliminación completo de un usuario, incluido el correo electrónico, OneDrive y la administración de dispositivos, consulte Eliminación de un usuario anterior.

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