Carga de archivos en SharePoint con metadatos de aplicaciones controladas por modelos

Esta arquitectura de referencia describe cómo usar una página personalizada en una aplicación controlada por modelos para capturar metadatos al cargar documentos en SharePoint. Este enfoque mejora la experiencia del usuario en las aplicaciones controladas por modelos y admite la gobernanza de documentos y la capacidad de búsqueda en SharePoint aplicando metadatos en tiempo de carga.

Tip

En el artículo se proporciona un escenario de ejemplo y una representación visual que ilustran cómo se pueden usar páginas personalizadas para cargas de documentos compatibles con metadatos desde aplicaciones controladas por modelos a SharePoint. Esta solución es una arquitectura de escenario de ejemplo generalizada, que se puede usar para muchos escenarios y sectores diferentes.

Diagrama de arquitectura

Diagrama de aplicación basada en modelos de Power Apps que inicia una página personalizada, desencadenando un flujo en la nube de Power Automate para cargar archivos en SharePoint y crear registros en Dataverse.

Flujo de trabajo

  1. Un usuario abre una aplicación controlada por modelos y navega a un registro que requiere la carga de documentos (por ejemplo, un caso, un contacto o una cuenta).

  2. El usuario selecciona una acción Cargar documento (botón de barra de comandos), que inicia una página personalizada como un cuadro de diálogo dentro de la aplicación controlada por modelos.

  3. La página personalizada proporciona:

    1. Selección de archivos (uno o varios archivos).
    2. Campos de metadatos alineados con las columnas de la biblioteca de documentos de SharePoint.
    3. Validación e instrucciones basadas en reglas de negocios.
    4. Contexto del registro de origen a través del identificador de registro en la dirección URL de la aplicación basada en modelos.

  4. Cuando el usuario envía el formulario, la página personalizada invoca un flujo de nube Power Automate.

  5. Power Automate:

    1. Carga los archivos en la biblioteca de documentos o carpeta de destino en SharePoint, según la lógica de ubicación deseada en el flujo.

    2. Establece los metadatos de SharePoint utilizando los valores proporcionados en la página personalizada.

    3. Crea o actualiza el registro de ubicación del documento correspondiente en Dataverse, para mantener la compatibilidad con versiones anteriores con la integración integrada de Dataverse y SharePoint.

  6. Los documentos cargados son:

    • Asociado al registro de Dataverse de origen.
    • Se pueden buscar y filtrar en SharePoint mediante metadatos.

Detalles del escenario

Las organizaciones usan con frecuencia SharePoint administración de documentos con aplicaciones controladas por modelos para almacenar documentos relacionados con registros empresariales. Sin embargo, la integración integrada SharePoint no permite a los usuarios rellenar los metadatos necesarios durante la carga, lo que conduce a:

  • Metadatos incompletos o incoherentes
  • Menor capacidad de búsqueda y cumplimiento
  • Volver a trabajar manualmente para clasificar documentos después de la carga

Esta arquitectura aborda estas limitaciones mediante la introducción de una experiencia de carga personalizada basada en páginas que captura metadatos en el punto de carga. Este enfoque mejora la calidad de los datos, la experiencia del usuario y el cumplimiento, mientras permanecen completamente dentro del ecosistema de Power Platform y Microsoft 365.

El valor empresarial clave incluye:

  • Mejora de la calidad de los metadatos y la gobernanza de documentos
  • Experiencia de usuario coherente insertada en aplicaciones controladas por modelos
  • Reducción de la intervención manual y la reclasificación
  • Extensibilidad para flujos de trabajo complejos sin código personalizado

Components

Power Apps (aplicación controlada por modelos): hospeda la experiencia empresarial principal y proporciona el contexto para la carga de documentos.

Power Apps página personalizada: proporciona una interfaz de usuario flexible y de poco código para la carga de archivos y la captura de metadatos, que se muestra como un cuadro de diálogo modal dentro de la aplicación controlada por modelos.

Power Automate: organiza la carga de archivos, la asignación de metadatos y los procesos de bajada opcionales mediante conectores nativos de SharePoint y Dataverse.

SharePoint: actúa como repositorio de documentos, proporcionando administración de documentos, metadatos, control de versiones y seguridad.

Microsoft Dataverse: almacena los datos empresariales y los registros de ubicación del documento que vinculan SharePoint documentos a registros de aplicaciones controladas por modelos.

Alternativas consideradas (mayor esfuerzo de desarrollo y mantenimiento):

Considerations

Estas consideraciones implementan los pilares de Power Platform Well-Architected, un conjunto de principios rectores que mejoran la calidad de una carga de trabajo. Obtenga más información en Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

Esta arquitectura garantiza una carga confiable de documentos y la persistencia de metadatos en los componentes de la plataforma.

  • Interfaz de usuario y almacenamiento desacoplados: la página personalizada controla la interacción del usuario y la captura de datos. SharePoint administra el almacenamiento de archivos y la persistencia de metadatos, y los vínculos de Dataverse entre SharePoint y registros de aplicaciones controladas por modelos.

  • Control de documentos transaccionales: la carga de documentos y la asignación de metadatos son una sola operación lógica. Si se produce un error en la aplicación de metadatos, el proceso reintenta o revierte la carga, por lo que no obtiene documentos huérfanos o clasificados parcialmente.

  • Durabilidad nativa dePlatform: SharePoint proporciona durabilidad integrada, control de versiones y redundancia para el almacenamiento de documentos. Dataverse garantiza una persistencia confiable de la ubicación del documento y los datos empresariales.

  • Reintento y manejo de errores: Power Automate utiliza políticas nativas de reintento y manejo de errores para gestionar fallos transitorios al interactuar con SharePoint o Dataverse. Este enfoque mejora la resistencia sin introducir la infraestructura personalizada.

Seguridad

La seguridad se aplica de forma coherente a través de la experiencia del usuario, la orquestación y las capas de almacenamiento.

  • Control de acceso basado en identidad: los usuarios se autentican a través de Microsoft Entra ID. La seguridad basada en roles y los permisos de SharePoint rigen el acceso a la aplicación controlada por modelos, la página personalizada y los documentos de SharePoint.

  • Diseño con privilegios mínimos: los usuarios solo pueden cargar y ver documentos para los registros a los que están autorizados para acceder en Dataverse.

  • No exposición directa con SharePoint: los usuarios nunca interactúan directamente con las bibliotecas de SharePoint. Todas las cargas se producen a través de la página personalizada dentro de la aplicación controlada por modelos, lo que reduce el riesgo de omitir las reglas de negocio o los requisitos de metadatos.

  • Secure connector usage: Las conexiones de Power Automate utilizan identidades administradas o principales de servicio cuando sea necesario.

  • Coherencia de los límites de datos: Los metadatos capturados en la página personalizada se validan contra los esquemas de Dataverse y SharePoint, lo que impide la introducción de valores no autorizados o malformados.

Excelencia operativa

La arquitectura enfatiza la capacidad de mantenimiento, la observabilidad y la facilidad de cambio.

  • Extensibilidad de bajo código: mediante el uso de páginas personalizadas y Power Automate, puede cambiar los requisitos de metadatos, las reglas de validación o el comportamiento de carga sin necesidad de volver a implementar el código personalizado.

  • Separación clara de preocupaciones:

    • Aplicación controlada por modelos: contexto empresarial y navegación
    • Página personalizada: carga de documentos y captura de metadatos
    • Power Automate: Orquestación e integración
    • SharePoint: Administración y cumplimiento de documentos

  • Monitoring and diagnostics: El historial de ejecución de Power Automate y la auditoría de Dataverse proporcionan visibilidad sobre los errores de carga, los problemas de metadatos y el comportamiento del usuario. Puede ampliar esta supervisión para su uso con Aplicación de Azure Insights si es necesario.

  • Alineación de la estrategia de entorno: la solución admite estrategias estándar de entorno de Power Platform (desarrollo, prueba, producción) mediante soluciones administradas y variables de entorno para destinos de SharePoint.

  • Cambio de aislamiento: Puede reflejar los cambios de esquema de metadatos en SharePoint en la interfaz de usuario de página personalizada, sin afectar a la estructura de la aplicación controlada por modelos subyacente.

Eficiencia en el rendimiento

Las consideraciones de rendimiento se centran en minimizar el tiempo de espera del usuario y el procesamiento innecesario.

  • Carga de interacción única: la carga inicial captura y aplica metadatos, por lo que evita actualizaciones manuales secundarias o reprocesamiento en segundo plano.

  • Interfaz de usuario modal, en contexto: la página personalizada se ejecuta como un cuadro de diálogo modal dentro de la aplicación controlada por modelos. Este enfoque reduce la navegación de páginas y mejora la capacidad de respuesta percibida.

  • Procesamiento asincrónico: las acciones posteriores a la carga no críticas, como las notificaciones o la clasificación, se controlan de forma asincrónica, lo que garantiza que el usuario no está bloqueado.

  • Transferencia de datosoptimizada: los archivos se transfieren directamente a SharePoint mediante conectores nativos en lugar de almacenarlos temporalmente en Dataverse.

  • Servicios de plataforma escalable: SharePoint y Power Automate escalan automáticamente para admitir volúmenes de documentos variables sin necesidad de planificación manual de capacidad.

Optimización de la experiencia

Esta arquitectura proporciona una experiencia de usuario coherente e intuitiva.

  • Carga de documentos compatible con contexto: los usuarios cargan documentos directamente desde el registro empresarial pertinente, por lo que el sistema asocia automáticamente el documento correctamente.

  • Captura de metadatos guiados: la página personalizada aplica los metadatos necesarios, proporciona validación y puede ajustar dinámicamente los campos en función del tipo de documento o el contexto de registro.

  • Carga cognitiva reducida: la interacción modal mantiene a los usuarios centrados en la tarea sin salir de la aplicación controlada por modelos.

  • Consistency with Power Platform UX: La solución usa patrones y controles de Power Apps nativos, lo que garantiza la accesibilidad, la capacidad de respuesta y la familiaridad.

  • Comentarios inmediatos: los usuarios reciben confirmación de que los documentos y metadatos se guardan correctamente, lo que aumenta la confianza y la confianza en el sistema.

Colaboradores

Microsoft mantiene este artículo. Los siguientes colaboradores escribieron este artículo.

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