Gobierno de datos

Gobernar los datos es esencial para administrar la información a lo largo de su ciclo de vida, garantizar el cumplimiento y minimizar el riesgo. La gobernanza eficaz implica conservar los datos importantes solo mientras sea necesario y eliminarlos de forma segura cuando ya no sean necesarios. Este proceso ayuda a las organizaciones a cumplir los estándares legales y reduce el riesgo asociado al almacenamiento de datos innecesarios. Para admitir estos esfuerzos, Microsoft Purview proporciona herramientas como la administración del ciclo de vida de los datos y la administración de registros. Estas herramientas automatizan la retención, administran registros y simplifican la eliminación, lo que ayuda a las organizaciones a mantener el cumplimiento y proteger la información confidencial.

Administración del ciclo de vida de datos de Microsoft Purview

Administración del ciclo de vida de Microsoft Purview ayuda a administrar el ciclo de vida del contenido mediante la aplicación de directivas de retención y eliminación para garantizar el cumplimiento. Este proceso se aplica a los datos generales, ya sean almacenados en buzones de correo, SharePoint u otras cargas de trabajo en Microsoft 365. Este es un marco para administrar los datos con la administración del ciclo de vida de los datos:

1. Comprender cómo funcionan la retención y eliminación para los servicios de Microsoft 365: para poder administrar el ciclo de vida de los datos, es esencial comprender cómo funcionan la retención y eliminación dentro del ecosistema de Microsoft 365. Cada servicio, desde buzones de Exchange a SharePoint, puede tener diferentes necesidades de retención en función de cómo se almacenen y compartan los datos.
2. Crear directivas de retención y, si es necesario, etiquetas de retención para excepciones: las directivas de retención permiten controlar cuánto tiempo se conservan los datos y cuándo se eliminan. En los casos en los que se necesita más granularidad, las etiquetas de retención proporcionan flexibilidad mediante la aplicación de una configuración de retención única a contenido específico.
3. Administrar buzones: los buzones son una fuente crítica de información. Use directivas de administración del ciclo de vida de datos para aplicar la configuración de retención que archive o elimine buzones cuando sea necesario. Este proceso garantiza que los datos obsoletos no ocupan espacio y se quitan de forma segura cuando ya no son necesarios.
4. Importar archivos PST a buzones en línea: al importar archivos PST en buzones en línea, se asegura de que los datos se rigen y protegen bajo las directivas de retención de Microsoft 365, lo que reduce el riesgo de datos no administrados.

Administración de registros de Microsoft Purview

La administración de registros lleva la retención un paso más allá mediante la aplicación de controles avanzados a registros críticos para la empresa o legalmente necesarios. Estos registros son inmutables, lo que significa que no se pueden modificar una vez clasificados como registros, lo que garantiza el cumplimiento legal y normativo. Este es un marco para administrar registros con administración de registros:

1. Descripción de la solución de administración de registros: la administración de registros proporciona funcionalidades avanzadas de retención diseñadas para el contenido que se debe conservar como registros. Es esencial comprender las funcionalidades de administración de registros, como la inmutabilidad y los controles más estrictos.
2. Use un plan de archivos para administrar las programaciones de retención: un plan de archivos ayuda a organizar las programaciones de retención mediante la categorización de registros en función de su tipo y requisitos de retención. Este plan actúa como una hoja de ruta para gobernar conjuntos específicos de contenido en toda la organización.
3. Aplicar las etiquetas de retención: las etiquetas de retención clasifican el contenido como un registro y aplican las reglas de retención adecuadas. Estas etiquetas garantizan que el contenido se conserve según el plan de archivos y que los registros estén protegidos contra eliminación o modificación.
4. Administrar la eliminación permanente de datos: una vez que los registros llegan al final de su período de retención, el sistema se puede configurar para eliminar o revisar automáticamente el contenido para su eliminación. Esto ayuda a mantener el cumplimiento asegurándose de que no se conservan registros más allá de su retención necesaria.

Etiquetas y directivas de retención

La retención desempeña un papel central tanto en el ciclo de vida de los datos como en la administración de registros, lo que garantiza que las organizaciones puedan conservar los datos que necesitan y descartar lo que no. Este es un vistazo a las características de retención que puede configurar en Microsoft Purview:

• Etiquetas de retención: estas etiquetas se aplican a elementos específicos, como documentos o correos electrónicos, para controlar cuánto tiempo se conservan y cuándo se eliminan. Las etiquetas de retención se pueden aplicar de forma automática o manual y ofrecen un control pormenorizado sobre el contenido.
• Directivas de etiquetas de retención: las directivas de etiquetas permiten publicar etiquetas de retención en ubicaciones específicas, como sitios de SharePoint o buzones de Exchange, lo que garantiza que estas etiquetas estén disponibles para su uso en cargas de trabajo de Microsoft 365.
• Directivas de retención: estas directivas se aplican a cargas de trabajo completas, como todos los buzones de correo o cuentas de OneDrive. Las directivas de retención le permiten administrar datos a mayor escala y conservar o eliminar automáticamente contenido en función de las necesidades de la organización.

Al comprender y configurar estas herramientas de retención, puede asegurarse de que su organización cumple con los requisitos normativos y, al mismo tiempo, reducir la cantidad de datos que necesita administrar.

Administración del ciclo de vida de los datos frente a administración de registros

Microsoft Purview ofrece administración del ciclo de vida de los datos y administración de registros para satisfacer una amplia gama de necesidades de gobernanza. Aunque ambas soluciones se centran en la retención y eliminación, sirven para diferentes propósitos:

• Administración del ciclo de vida de los datos: controla la retención de contenido general, como correos electrónicos y documentos, lo que garantiza que los datos se conserven o eliminen en función de las directivas de la organización.
• Administración de registros: aplica controles más estrictos a los registros críticos para la empresa que se deben conservar por motivos legales o normativos. Los registros son inmutables, lo que garantiza que no se pueden modificar ni eliminar hasta que expire el período de retención.

Al seguir estos marcos y usar directivas de retención, puede asegurarse de que los datos de su organización siguen siendo compatibles, bien administrados y protegidos a lo largo de su ciclo de vida.