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Viva Engage admite varios tipos de usuarios. Cada tipo de usuario requiere un método de administración diferente.
- Usuarios con un Microsoft Entra ID (el caso de uso más común)
- Usuarios sin Microsoft Entra ID
- Invitados
Como administrador de usuarios de Microsoft 365, puede controlar el ciclo de vida de los usuarios Viva Engage a través de la Centro de administración de Microsoft 365 y a través de Viva Engage.
Administra todas las comunidades y grupos de Viva Engage redes a través de estos centros de administración. Las funcionalidades de administración de Microsoft 365 para comunidades, miembros del grupo y usuarios incluyen:
- Agregar o quitar miembros de la comunidad o del grupo
- Administración de la propiedad de la comunidad o del grupo
- Eliminación de una comunidad o grupo
- Restauración de una comunidad o un grupo eliminado
- Cambiar el nombre de la comunidad o grupo
- Actualización de la descripción de la comunidad o del grupo
- Cambiar la configuración de privacidad de la comunidad o del grupo
Al crear usuarios en Microsoft 365, pueden iniciar sesión en Viva Engage con sus credenciales de Microsoft 365. Cuando un usuario se elimina de Microsoft 365, se desactiva o suspende automáticamente en Viva Engage. Cuando se restaura un usuario en Microsoft 365, se reactiva en Viva Engage.
Las propiedades de perfil de un usuario (como el nombre y el departamento) de Microsoft Entra ID aparecen en el perfil de Viva Engage del usuario.
Si los usuarios tienen una cuenta de Microsoft 365, no pueden actualizar su información directamente en Viva Engage. Si los usuarios quieren cambiar su información, como fotos, números de teléfono y otros datos, deben actualizarla a través de su perfil de Microsoft 365 como lo harían con otras aplicaciones de Microsoft 365. Todas las aplicaciones muestran una identidad de perfil coherente.
Si la organización lo permite, los usuarios pueden actualizar a través de Microsoft Delve. Es posible que un usuario tenga que pedir ayuda a su administrador de TI.
Importante
Si un usuario tenía un perfil personalizado antes de abril de 2020, se sobrescribirá con su identidad de Microsoft Entra para crear un único origen de verdad.
Cuando se activa la cuenta de Viva Engage de un usuario, Viva Engage toma la configuración de idioma en Microsoft 365. Si el usuario o administrador cambia la configuración de idioma en Microsoft 365 o Microsoft Entra ID, Viva Engage no recoge este cambio. El usuario puede cambiar su configuración de idioma Viva Engage a través de la experiencia de configuración del usuario (a la que se accede a través del engranaje de configuración).
Administración de fotos de usuario
Si los nuevos usuarios de la red ya tienen la foto de usuario correcta de Microsoft Entra ID, seguirá funcionando después de este cambio.
Si su organización suele cargar fotos de Viva Engage, puede seguir estos pasos:
- Exporte la lista de usuarios.
- Use esa lista de usuarios para exportar sus fotos a través de un script.
- Cárguelos con Microsoft Graph para agregar la foto al resto de Microsoft 365.
Crear un usuario
El proceso de creación del usuario varía en función de cuándo se creó la red Viva Engage.
Redes creadas antes de marzo de 2019
A partir de marzo de 2019, cambiamos la forma en que se crean los usuarios Viva Engage. El proceso difiere para los usuarios existentes de Microsoft 365 frente a los nuevos usuarios de Microsoft 365.
Antes de marzo de 2019: Viva Engage usuarios se crean cuando usan Viva Engage por primera vez.
El proceso de creación de un usuario requiere estos pasos:
El administrador de usuarios de Microsoft 365 crea un usuario en Microsoft 365.
El usuario inicia sesión en Microsoft 365 con el proveedor de identidades configurado para el inquilino.
El usuario selecciona el icono de Viva Engage en Microsoft 365 Copilot para ir a Viva Engage.
Se crea un nuevo usuario Viva Engage para el usuario de Microsoft 365. Las propiedades del perfil del usuario y la configuración de idioma de Microsoft Entra ID se rellenan automáticamente en el perfil de Viva Engage del usuario.
Redes nuevas y redes de identidad de Microsoft 365 aplicadas
Cuando se selecciona Aplicar Office 365 identidad en Viva Engage, como los usuarios aptos para Viva Engage se agregan a Microsoft 365, se agregan automáticamente como usuarios pendientes en Viva Engage. Su estado cambia de Pendiente a Activo la primera vez que usan Viva Engage.
El proceso sigue estos pasos:
El administrador de usuarios de Microsoft 365 crea un usuario en Microsoft 365.
Se crea un usuario pendiente en Microsoft 365. La primera vez que el usuario usa Viva Engage, el usuario pendiente se convierte en un usuario activo.
Durante la transición: se realizan diferentes acciones para diferentes categorías de usuario:
- Nuevos usuarios agregados al inquilino de Microsoft 365: si se selecciona Aplicar Office 365 identidad, los usuarios se agregan automáticamente como usuarios pendientes en Viva Engage.
- Usuarios existentes en el inquilino de Microsoft 365: si se selecciona Aplicar Office 365 identidad, los usuarios de Microsoft 365 deben usar Viva Engage para agregarse como usuario Viva Engage.
Eliminar un usuario
Para eliminar un usuario de Viva Engage, siga las instrucciones para quitar un usuario en Administrar solicitudes del interesado del RGPD para Viva Engage usuarios.
Restaurar un usuario
Cuando un administrador restaura un usuario apto para Viva Engage en Microsoft 365, el usuario se reactiva en Viva Engage. En el diagrama siguiente se muestra cómo funciona esto:
El proceso sigue estos pasos:
El administrador de Microsoft 365 puede restaurar un usuario eliminado en Microsoft 365, como se muestra en la captura de pantalla siguiente:
Esta acción también fluye a Viva Engage y se reactiva el usuario desactivado anteriormente en Viva Engage.
Información de perfil de usuario
La experiencia del perfil de usuario varía en función de si la cuenta está conectada a Microsoft Entra ID.
Para Microsoft Entra cuentas conectadas
Microsoft 365 usa el servicio basado en la nube Microsoft Entra ID para administrar usuarios. En un entorno local, puede administrar usuarios en la nube o crear y sincronizar usuarios, comunidades o grupos en Microsoft 365 y Microsoft Entra ID.
Cuando los usuarios de Microsoft 365 que no están familiarizados con Viva Engage acceso Engage con sus credenciales de Microsoft Entra, se crea un nuevo usuario Viva Engage. El perfil de usuario Engage se rellena con las propiedades de Microsoft Entra del usuario. Al editar las propiedades del perfil del usuario en Microsoft Entra ID, se actualizan en el perfil de Engage del usuario. Por ejemplo, si el departamento del usuario cambia en Microsoft Entra ID, también cambia en Viva Engage.
Los perfiles de usuario que ven en Viva Engage son su perfil de Microsoft 365, si su organización usa Microsoft Entra ID para administrar las credenciales de usuario.
Para ver su perfil en Microsoft 365, los usuarios pueden seleccionar su imagen de perfil y elegir Mi cuenta.
Mi cuenta muestra la información de la cuenta de un usuario para Microsoft 365. Si la organización permite editar información personal, los usuarios pueden seleccionar Información personal y agregar la información que quieran. Si la organización no permite la edición, la configuración no es editable y los usuarios ven un vínculo Por qué no puedo editar que pueden seleccionar para obtener más información.
Las fotos de usuario se sincronizan desde Microsoft. Para prepararse para este cambio, asegúrese de que las fotos de su organización están disponibles en uno de los siguientes lugares:
- Vaya a la lista Todos los usuarios de la Centro de administración Microsoft Entra y seleccione el usuario deseado para la imagen.
- Confirme que la página Mi cuenta del portal de Microsoft tiene la foto.
- Obtenga Photo API mediante la versión preliminar de Microsoft Graph.
- Use el cmdlet Get-UserPhoto Exchange Online, si procede.
Para ver su perfil en Viva Engage, los usuarios pueden elegir Editar perfil de configuración>.
Para cuentas de AD que no son Azure
Si los usuarios de Viva Engage no están en Microsoft Entra ID, pueden actualizar sus perfiles de Engage seleccionando Editar perfil de configuración>.
El administrador de usuarios de Microsoft 365 puede editar las propiedades de usuario desde el Centro de administración de Microsoft 365.
Edición de propiedades de usuario en Microsoft 365
En el Centro de administración de Microsoft 365, vaya a la sección Usuarios y seleccione o busque un usuario, como se muestra en la captura de pantalla siguiente.
Seleccione el usuario y elija Editar para cambiar las propiedades, como el nombre de usuario o la información de contacto.
Microsoft Entra ID actualiza las siguientes propiedades de Viva Engage:
- Email dirección → Email
- Nombre para mostrar → nombre para mostrar
- Título del trabajo → título del trabajo
- Departamento → Departamento
- Ubicación de Office →
- Teléfono de office → teléfono de trabajo
- Teléfono móvil → teléfono móvil
- Descripción → Acerca de mí
En Microsoft 365, puede ver las propiedades de usuario que se actualizan para Viva Engage en los cuadros de diálogo siguientes:
Cuadro de diálogo Editar direcciones de correo electrónico
Cuadro de diálogo Editar información de contacto
Preguntas más frecuentes
¿Se han actualizado las imágenes de perfil de usuario de Microsoft 365 a Viva Engage?
Sí. El perfil se actualiza con la imagen de perfil de Microsoft 365 del usuario. La actualización se inicia cuando el usuario selecciona el icono Viva Engage de Microsoft 365 o inicia sesión en Viva Engage. Los cambios aparecen en el perfil de Viva Engage en unas pocas horas. Si el usuario actualiza posteriormente su imagen de perfil, el perfil se actualiza después de que el usuario vuelva a usar Viva Engage.
Cuando se cambia una dirección de correo electrónico en Microsoft 365, ¿desencadena un cambio de dirección de correo electrónico en Viva Engage?
Por supuesto.
¿Qué ocurre cuando un usuario deja la empresa?
Cuando un usuario deja la empresa y Microsoft Entra ID se actualiza, su contenido de perfil de Viva Engage se reemplaza por sus fechas de inicio y finalización, y su título se cambia a Miembro anterior. Todos los mensajes y archivos que publicaron permanecen en Viva Engage.
Mi empresa tiene una configuración en la que todavía no todos los usuarios Viva Engage están en Microsoft 365. ¿Cómo funciona la gestión del ciclo de vida en este caso?
Los usuarios que inician sesión Viva Engage con credenciales de Microsoft 365 se pueden administrar en Microsoft 365. Puede seguir administrando los usuarios que no usan sus credenciales de Microsoft 365 de la misma manera que los administra hoy en día. Después de mover a todos a Microsoft 365, tiene un lugar para administrar todos los usuarios.