Información general de administración de prestaciones

Para seguir siendo competitivo, debe ofrecer un amplio conjunto de prestaciones para atraer y retener a sus mejores empleados. Además de las prestaciones estándar como la cobertura médica y dental, es posible que también quiera ofrecer servicios ampliados como asistencia de adopción, programas de recreación y asignaciones de ropa. La administración de beneficios de Microsoft Dynamics 365 Human Resources ofrece una solución flexible que admite una amplia variedad de opciones de prestaciones. Recursos humanos también incluye una experiencia fácil de usar para los empleados que muestra sus ofertas.

• Los planes de prestaciones mejoradas le permiten crear y administrar planes de prestaciones únicas y admitir tablas complejas de tasas de prestaciones y niveles anidados. Puede crear fácilmente programas de beneficios, agrupaciones y reglas de inscripción automática para una experiencia de empleado más sencilla.
• Los programas de crédito flexible le permiten prorratear para asistir en la jubilación y otros eventos de la vida.
• Las extensas reglas de idoneidad garantizan que las prestaciones adecuadas estén disponibles para los empleados correctos.
• La inscripción de prestaciones en línea ofrece una experiencia fácil para sus empleados.
• El procesamiento calificado de eventos de vida admite eventos de vida futuros.

Si desea acceder a los datos de demostración, deberá volver a implementar su entorno de espacio aislado.

Habilitar la administración de prestaciones

Este artículo describe cómo activar las características en Recursos humanos. También se explica qué características existentes en Human Resources son reemplazadas por la administración de prestaciones y qué características se desactivan tras activar la administración de prestaciones.

Para obtener más información, vea Administrar funciones.

Visión general del proceso

El proceso de configuración de prestaciones implica las siguientes tareas:

1. Configure la información de prestaciones requerida.
2. Configure la información de prestaciones opcional.
3. Configurar planes de prestaciones.
4. Configurar programas de crédito flexible (opcional).
5. Configure la información requerida de los empleados.
6. Configure la información opcional de los empleados.
7. Procese a los empleados para determinar la elegibilidad.
8. Los empleados seleccionan planes a través del autoservicio para empleados (opcional).
9. Confirme las selecciones de planes de empleados.
10. Usar el procesamiento de eventos de vida (opcional).
11. Actualizaciones de tarifas (opcional).

Configure la información de prestaciones requerida

Para poder inscribir empleados en los planes, configure los siguientes componentes:

• Parámetros de gestión de prestaciones - Estas configuraciones se comparten entre empresas. Establezca códigos de motivo predeterminados, habilite la opción Salario anual de beneficios, establezca una frecuencia de pago predeterminada para nuevas contrataciones y habilite los eventos vitales. Para más información, vea Establecer parámetros de gestión de prestaciones.
• Opciones de idoneidad para contactos personales: los contactos personales son las personas que son dependientes o beneficiarios de los planes que configuró. Normalmente, son hijos, cónyuges o organizaciones de confianza. Para más información, consulte Configurar las opciones de elegibilidad de contacto personal.
• Opciones de cobertura : configure los tipos de cobertura disponibles para un plan. En concreto, defina quién está cubierto o la cantidad de cobertura disponible. Para obtener más información, consulte Crear opciones de cobertura.
• Tipos de plan : configure los tipos de planes que están disponibles al crear un plan de beneficios. Ejemplos de tipos de planes incluyen Dental, Visión, y Ahorros. Algunas configuraciones importantes en el tipo de plan determinan las configuraciones que están disponibles en el plan de beneficios. Para obtener más información, consulte Crear tipos de planes.
• Reglas de idoneidad : use reglas de idoneidad para determinar si un empleado es apto para un plan. Asocie al menos una regla de idoneidad con cada plan de beneficios. Para más información, consulte Configurar las reglas y opciones de elegibilidad.
• Frecuencias de pago - Se requieren frecuencias de pago cuando se configuran las tasas de beneficios. La frecuencia de pago que se utiliza en una tasa ayuda a identificar la cantidad que el empleado y / o empleador debe semanalmente, mensualmente o anualmente. Para obtener más información, consulte Configurar frecuencias de pago.
• Tarifas : las tarifas definen cuánto cuesta un beneficio al empleado o al empleador. Si se debe asignar dinero a un empleado (por ejemplo, un crédito para la pertenencia a un gimnasio), se ingresa una tasa negativa. Para obtener más información consulte Configurar tasas.
• Nivel de tarifas - Los niveles de tarifas se utilizan cuando una tarifa debe cambiar según algunos criterios. La tasa de nivel más común es un nivel único que se basa en la edad. Sin embargo, también se pueden configurar tarifas de doble nivel, donde la tarifa puede cambiar según el sexo, la edad u otros criterios.
• Deducciones - Las deducciones son básicamente la información / códigos de encabezado que se pasarán al sistema de nómina para identificar la deducción por el beneficio. Debe configurar estas deducciones, ya que se requerirán en el plan de beneficios. Para obtener más información consulte Configurar deducciones.
• Períodos de prestación - Un período de prestación es el período en el que los empleados tendrán cobertura de prestaciones. También se conoce como año del plan. Los períodos de inscripción abierta también se configuran aquí.

Configure la información de prestaciones opcional

No es necesario configurar los siguientes componentes para crear un plan de prestaciones:

• Programas - Un programa es un conjunto de prestaciones que se rigen por las mismas reglas de elegibilidad. Por ejemplo, todos en el departamento de ventas pueden obtener un teléfono celular.
• Paquetes - Un paquete es un grupo de prestaciones, donde se debe seleccionar un plan antes de que la opción para seleccionar planes adicionales esté disponible. Por ejemplo, un plan médico con deducible alto podría combinarse con un plan de cuenta de ahorros para la salud (HSA).
• Tipos de eventos de la vida - Los eventos de la vida son eventos que permiten un cambio en la cobertura de un empleado. Los tipos de eventos de la vida están vinculados a un tipo de plan. Por ejemplo, un tipo de plan médico puede permitir cambios en los planes debido a un nacimiento o adopción, o debido a un cambio en el estado civil. Sin embargo, es posible que un tipo de plan de seguro no permita ningún cambio debido a eventos de la vida. Para obtener más información, consulte Configurar tipos de eventos de vida.
• Días de espera y períodos de espera - Se puede establecer un período de espera de cobertura en un plan de beneficios. Por ejemplo, un empleado recién contratado podría inscribirse en un 401 (k) solo después de tres meses de empleo. En este caso, el período de espera es de tres meses. Los días de espera se utilizan en el período de espera si las nuevas inscripciones se pueden procesar y enviar al proveedor solo en un día específico del mes. Por ejemplo, si las inscripciones al 401 (k) se pueden procesar solo el día quince del mes, después de tres meses de empleo, el período de espera que se establece es de tres meses y el día de espera es el día quince. Para más información, consulte Configurar días de espera y Configurar periodos de espera.
• Códigos de motivo : use códigos de motivo para explicar por qué una ventaja podría cambiar para un empleado. Para obtener más información, vea Configurar códigos de motivo.

Configurar planes de prestaciones

Cuando configura un plan de prestaciones, debe completar los siguientes pasos antes de que los empleados puedan inscribirse:

• Asignar un período de prestación.
• Vincular opciones de cobertura.
• Establezca una fecha válida desde y hasta en la pestaña General.
• Asigne al menos una regla de elegibilidad.
• Seleccione el campo Permitir / continuar la inscripción en la pestaña Configuración.

Para obtener más información acerca de la configuración de planes de prestaciones, consulte Configurar planes de prestaciones.

Configurar programas de crédito flexible (opcional)

Use programas de crédito flexible para inscribir a los empleados en beneficios en función de un número predeterminado de créditos flexibles. Los empleados pueden elegir cómo asignar sus créditos flexibles. Por ejemplo, si los empleados ya están cubiertos por el plan de seguro médico de su cónyuge, no tienen que usar sus créditos para cobertura médica. Por lo tanto, es posible que quieran usar sus créditos para otras ventajas en su lugar. Para obtener más información sobre los programas de crédito flexible, consulte Configurar programas de crédito flexible.

Configure la información requerida de los empleados

Antes de poder inscribir a los empleados en beneficios, proporcione la información necesaria para ellos.

El empleado debe tener asignada un Puesto. Se puede asignar un Puesto al empleado en las páginas Trabajador o Puesto actualizando la Asignación de trabajadores.

A continuación, inscriba a los empleados en un plan fijo de compensación en su fecha de inicio o proporcione un importe de salario de beneficios anuales . Antes de asignar una compensación fija a un empleado, asigne una posición.

De forma alternativa, si tiene un empleado que recibe una compensación adicional como comisiones, puede agregar una cantidad Salario anual de prestaciones desde el registro del empleado. Recursos Humanos utiliza el importe de salario anual de beneficios para determinar los importes de cobertura, en lugar del importe de compensación anual fija. El Salario anual de prestaciones debe ser válido a partir de la fecha de inicio del empleado o del comienzo del período de prestaciones, lo que sea más reciente. Sin embargo, no se requiere una posición para asignar el salario anual de beneficios. Para habilitar la característica de Salario anual de prestaciones, vaya a la página Parámetros compartidos Human Resources, en la pestaña Administración de prestaciones. Esta característica está desactivada de forma predeterminada.

Configure la información opcional de los empleados

Al crear un plan de beneficios que use tarifas basadas en el sexo o la edad, escriba una fecha de nacimiento y un género para que el empleado calcule el costo de la ventaja.

Procese a los empleados para determinar la elegibilidad

Antes de poder inscribir a los empleados en planes, ejecute el procesamiento de elegibilidad para determinar qué planes son aptos para ellos. Puede ver los resultados del proceso de elegibilidad en el visor de resultados del proceso. Para obtener más información, consulte Proceso de elegibilidad de inscripción.

Los empleados seleccionan planes a través del Autoservicio para empleados (opcional)

Cuando se produce el periodo de inscripción abierta, se incorpora a nuevos empleados o se produce un acontecimiento vital, los empleados pueden seleccionar o actualizar sus prestaciones mediante Autoservicio para empleados. Para más información, consulte Configurar auto servicio de empleado.

Confirme las selecciones de planes de empleados

Debe confirmar las prestaciones que seleccionan los empleados antes de considerar a los empleados inscritos en ellas. También puede seleccionar beneficios en nombre de un empleado. Para seleccionar o confirmar prestaciones, en la página Empleado, en la pestaña Prestaciones, seleccione Planes de prestaciones para trabajadores. Para seleccionar o confirmar prestaciones para varios empleados, use la página Actualización masiva de planes de prestaciones para trabajadores.

Usar el procesamiento de eventos de vida (opcional)

Durante el ciclo de vida del empleado, cada empleado puede experimentar varios eventos de la vida, como matrimonio, cambios en el empleo o cambios en dependientes o beneficiarios. Para usar eventos de la vida, debe habilitarlos en la página Parámetros compartidos de recursos humanos. Configure los tipos de eventos de la vida y las opciones de eventos de la vida para los tipos de planes.

Para poder procesar eventos de vida, debe realizar la inscripción abierta al menos una vez durante un plazo de tiempo de contratación. En los Estados Unidos, la inscripción abierta suele ser una vez al año. Fuera de los Estados Unidos, la inscripción abierta puede realizarse al momento de la contratación. El procesamiento de eventos de vida no requiere que los trabajadores seleccionen un plan de beneficios. Sin embargo, los trabajadores deben incluirse en el procesamiento de inscripción abierta. Para obtener más información, consulte los artículos siguientes:

• Procesar eventos de vida
• Procesar cambios de eventos de vida
• Procesar idoneidad de eventos de vida

Una vez que se completa el procesamiento del evento de vida y mientras el período de inscripción del evento de vida esté abierto, los empleados pueden realizar cambios en las opciones del plan que se ven afectadas por el evento de vida. Los administradores pueden realizar los cambios en nombre de los empleados. Una vez que finaliza el período de inscripción y no hay tipos de planes no confirmados relacionados con la transacción del evento de vida, la transacción se cierra.

Todos los planes que se ven afectados por el evento de vida deben seleccionarse o renunciarse y luego confirmarse. Si no se selecciona un plan, no se renuncia y, por lo tanto, no se confirma, la transacción del evento de vida no se cierra.

Los administradores pueden cerrar manualmente una transacción de evento de vida según sea necesario, seleccionándola y luego seleccionando Cerrar. Si hay planes no confirmados en la transacción y un administrador quiere cerrarla, el cierre del evento de vida podría restringir las ediciones a esos planes.

Los eventos de vida cerrados no se pueden eliminar.

Los administradores pueden reabrir una transacción de evento de vida según sea necesario, seleccionándola y luego seleccionando Reabrir.

Actualizaciones de tarifas (opcional)

A veces, la tasa de un beneficio cambia durante el período del plan. Para actualizar las tarifas de los empleados que ya están inscritos en el plan, debe procesar los cambios de tarifas. Para obtener más información, consulte Proceso de cambio de tarifa.