Administración de solicitudes del interesado del RGPD en Viva Engage Enterprise

Los administradores verificados pueden borrar a los usuarios de Engage para cumplir con las solicitudes del interesado del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Al borrar un usuario, la acción quita su información de identificación personal, pero sus mensajes y archivos permanecen. A continuación, los administradores revisan los mensajes y archivos de un usuario para decidir cuáles eliminar. Un identificador proporciona vínculos con el contenido restante, pero no con el nombre del usuario.

Elija el enfoque que se aplica a su caso y siga los pasos del orden indicado. El pedido importa: después de borrar un usuario, no puede encontrar sus datos para eliminarlos.

Enfoque Pasos
Mantener todos los mensajes y archivos creados por el usuario Seleccione Borrar el usuario para quitarlo del inquilino principal y de cualquier inquilino externo. La acción Borrar no elimina mensajes ni archivos.
Eliminar todos los mensajes creados por el usuario y decidir qué archivos eliminar 1. Realice una exportación por usuario de los datos del usuario para el inquilino principal y otra para cada uno de sus inquilinos externos.
2. Para quitar al usuario de cada inquilino, seleccione Quitar permanentemente este usuario y quitar sus mensajes.
3. En el inquilino principal, use la opción Borrar el usuario .
4. En un plazo de 14 días, quite los archivos almacenados en Viva Engage en el inquilino principal. Elimine toda la información que la exportación por usuario no incluya.
Revisar los archivos y mensajes creados por el usuario y decidir cuáles mantener y cuáles eliminar 1. Realice una exportación por usuario de los datos del usuario para el inquilino principal y otra para cada inquilino externo, si existe.
2. En el inquilino principal, use la opción Borrar este usuario .
3. En un plazo de 14 días, quite cualquier archivo o mensaje según sea necesario del inquilino principal y cualquier información que falte de la exportación por usuario.*

Nota:

Si prefiere tener más de 14 días para revisar y eliminar archivos y mensajes, puede hacerlo antes de borrar al usuario.

Importante

El cierre de una cuenta de Microsoft Entra ID no elimina el usuario ni su información. Para eliminar la información del usuario, vaya al centro de administración de Viva Engage y complete las instrucciones siguientes.

Eliminar archivos o mensajes específicos

Use el identificador de archivo Viva Engage del archivo messages.csv de la exportación para ir directamente al archivo en Viva Engage y eliminarlo.

Importante

Para Viva Engage archivos almacenados en SharePoint, elimine los archivos de Viva Engage con el fin de quitar los metadatos Viva Engage y el archivo.

Para buscar y eliminar un mensaje específico:

  1. En el archivo messages.csv de la exportación de datos, busque la dirección URL del mensaje en la gdpr_delete_url columna. La dirección URL tiene esta sintaxis: https://www.yammer.com/messages/thread_id/hard_delete_confirmation.

  2. Copie para gdpr_delete_url el mensaje que desea eliminar. Péguelo en una ventana del explorador que haya iniciado sesión en la red desde la que desea eliminar el mensaje.

  3. Después de comprobar que el mensaje mostrado es el que se va a eliminar, haga clic en el vínculo para eliminar permanentemente el mensaje de Viva Engage y las exportaciones de datos asociadas.

Para buscar y eliminar un archivo de Viva Engage específico almacenado en Viva Engage o SharePoint:

  1. Use el cuadro Buscar de Viva Engage. Por ejemplo, para un archivo denominado 12345678.pptx en la exportación, busque 1235678.pptx. En los resultados de la búsqueda, seleccione Ir a archivo y, a continuación, seleccione Eliminar este archivo.

  2. También puede compilar la dirección URL del archivo. Use losarchivos/https//www.yammer.com/network_name/#/file_number, por ejemplohttps://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678. En la página Viva Engage del archivo, seleccione Eliminar este archivo.

Para eliminar las imágenes de portada de un usuario:

  1. Por API: Engage administradores o administradores comprobados pueden eliminar imágenes de portada para cualquier usuario de su inquilino a través de una llamada API. La dirección URL tiene esta sintaxis: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/*user_id*/cover-image.

    Por ejemplo, para eliminar las imágenes de portada de un usuario con identificador 1234567890, la dirección URL tendría el siguiente aspecto: www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image.

  2. Por interfaz de usuario: Engage administradores con licencias Premium Viva pueden cargar o eliminar fotos de portada para cualquier usuario que tenga la licencia Premium Viva y tenga la historia habilitada por:

    1. Visitar la página de perfil del usuario.
    2. Mantenga el mouse sobre el encabezado del perfil y seleccione "Cargar foto de portada".
    3. Eliminar o cargar una nueva imagen de portada, según sea necesario.

Nota:

En los casos en los que el administrador o el usuario no tienen una licencia Premium, o el usuario ya no tiene su propia historia, las fotos cargadas anteriormente deben eliminarse a través de la API.

Búsqueda y eliminación de datos de usuario no incluidos en la exportación por usuario

Algunos datos de usuario no se incluyen en una exportación.

Para buscar estos datos para un usuario, vaya a Viva Engage configuración >People y seleccione el nombre del usuario.

En la tabla siguiente se muestra cómo cambiar o eliminar estos datos cuando sea necesario.

Tipo de datos Cómo cambiar o eliminar datos
Mensajes marcados, pertenencia a grupos, usuarios seguidos o siguientes y artículos seguidos Al borrar un usuario del Viva Engage inquilino principal y los inquilinos externos, esta información se elimina después del período de suspensión de 14 días.

Los usuarios pueden cambiar o eliminar su propia información. Para ver los pasos, consulte Cambiar mi perfil y configuración de Viva Engage (Web y Escritorio).
Configuración de usuario, incluida la configuración de idioma, aplicación y notificaciones Al borrar un usuario de su Viva Engage inquilino principal y de inquilinos externos, esta información se elimina después del período de suspensión de 14 días. Como administrador, no puede cambiar esta información para un usuario.

Los usuarios pueden cambiar su propia configuración. Para ver los pasos, consulte Cambiar mi perfil y configuración de Viva Engage (Web y Escritorio).
Perfil de usuario Si el usuario tiene una identidad Viva Engage, hay dos opciones para quitar el usuario: Si el usuario tiene una identidad de Microsoft 365, Viva Engage extrae el perfil de usuario de Microsoft 365. Esa información se origina en Microsoft Entra ID. Viva Engage los usuarios pueden cambiar temporalmente sus perfiles en Viva Engage. Si se produce un cambio en el Microsoft Entra ID, sus cambios se sobrescriben. Para cambiar o eliminar permanentemente el perfil de un usuario, debe cambiar o eliminar datos de directorio en Microsoft 365 y en Microsoft Entra ID. Consulte Administrar Viva Engage usuarios a lo largo de su ciclo de vida desde Microsoft 365 y Agregar o cambiar la información del perfil de un usuario en Microsoft Entra ID.

Quitar un usuario de un grupo, incluido un grupo externo

  1. En el grupo, haga clic en el recuento en el módulo Miembros . Se abre un panel de miembros de la comunidad.

  2. Seleccione Configuración junto al nombre del usuario.

  3. Seleccione Quitar de la comunidad.

Eliminación de un participante sin inmunidad de una conversación en una comunidad privada

  • Si se agrega un miembro noncommunity a una conversación, aparece una respuesta en la conversación para tener en cuenta quién se agregó. La respuesta contiene un vínculo para quitar al participante miembro de noncommunity.

Borrar un usuario de la Viva Engage inquilino principal y los inquilinos externos

Importante

Al borrar un usuario, se abre una ventana de 14 días para decidir qué archivos y mensajes se guardarán o eliminarán en el inquilino principal. Asegúrese de exportar todos los datos de usuario necesarios. Una vez transcurrido el período de 14 días, Viva Engage borra todos los datos de identificación del usuario. Elimine los mensajes de usuario y los archivos en un plazo de 14 días después de seleccionar Borrar este usuario. Después de la ventana de 14 días, los archivos y los mensajes permanecen, pero se marcan como pertenecientes a un usuario anterior.

Una vez que la cuenta de usuario pasa de Desactivado a Eliminado, no puede asociar datos de usuario a ese usuario, lo que significa que no puede exportar ni revisar sus datos.

Antes de borrar un usuario, vea Eliminar mensajes específicos o archivos de Viva Engage almacenados en Viva Engage o SharePoint. En el artículo se describe cómo revisar y eliminar los mensajes y archivos de un usuario en grupos externos, subprocesos externos e inquilinos. Después de seleccionar Borrar este usuario, el usuario no está asociado a esos mensajes y archivos.

Al quitar un usuario de su hogar Viva Engage inquilino, se quita de todos los inquilinos externos. Debe quitar invitados por separado de cada uno de sus inquilinos externos.

Al borrar un usuario, la acción elimina los siguientes datos de usuario:

  • A quién sigue la persona, conexiones a conversaciones y artículos seguidos, y conexiones con sus seguidores

  • Marcadores, preferencias de idioma, configuración de notificaciones y actividad de cuenta

  • Perfil del usuario

  • Pertenencias a la comunidad

  • Lista de inquilinos de los que eran miembros

Como administrador, puede borrar un usuario de su inquilino principal y de sus inquilinos externos.

Vea también

Administración del cumplimiento de datos Viva Engage

Exportación de datos desde el centro de administración de Viva Engage

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